Opinie: Weg met het parafencircus

Researchcoördinator en universitair docent Pieter Boele van Hensbroek ergert zich er kapot aan: voor elk voorstel en elke cadeaubon moet hij goedkeuring vragen van een hele reeks mensen.
Door Pieter Boele van Hensbroek

Het indienen van projectvoorstellen hoort bij je academische werk. Je doet het naast je lopende taken in onderwijs en onderzoek, en zeker bij aanbestedingen en calls is er aanzienlijke tijdsdruk. Diverse uitstekende afdelingen kunnen je helpen, zoals ISR (International Strategy and Relations) voor internationale projecten. Maar toch is onze eigen instelling een van de grootste obstakels.

Dat komt door een tijdrovend en goeddeels zinloos parafencircus, voordat de legal representative van de instelling (de voorzitter van het college van bestuur) tekent en je een voorstel kunt indienen.

Hij tekent namelijk alleen als er parafen zijn van Algemeen Bestuurlijke en Juridische Zaken (ABJZ), van de betreffende centrale afdeling (voor internationale projecten is dat ISR) en van de betreffende faculteit. En ja, dat laatste vereist weer nieuwe parafen en notities, want het faculteitsbestuur moet akkoord geven (als je geluk hebt alleen de directeur beheer).

De snelste weg naar het Facilitair Bedrijf (FB) is weer via iemand van financiën die internationale projecten doet en/of de internationaliseringsfunctionaris die een kleine notitie schrijft bij je voorstel en begroting.

Begroting? Voorstel? Dat is juist waar je nog als een bezetene mee bezig bent: een strategie voor je project bedenken, consortiumpartners in Nederland en in het bestemmingsland zoeken, inclusief een paraaf van hun instellingshoofd, de strategie, het activiteitenplan en de taakverdeling uitwerken, dan een begroting maken en daarop akkoord van je consortiumpartners krijgen. Pas dan heb je een voorstel en begroting om het lange RUG-parafencircus in te gaan.

Dat circus is ook nog eens goeddeels zinloos – veel snelle en marginale toetsingen, terwijl de risico’s minimaal zijn en ook geheel bij de uitvoerders (jijzelf en je collega’s) liggen.

Bijna alle projecten gaan niet om financiële investeringen, maar om stafinzet (adviezen en cursussen geven, begeleiden van promovendi, cursusontwikkeling) in een overzienbare periode van twee tot vier jaar. Maar stafinzet is een kwestie van je eigen tijd – met je direct leidinggevende af te stemmen, niet van het FB of het bestuurscollege. De meeste programma’s hanteren vaste en redelijk hoge tarieven, dus de afdeling zelf heeft er profijt van en zal ook zelf moeten repareren als een staflid uitvalt of er iets misgaat.

Voor bestuurders is het natuurlijk prettig om maximaal ingedekt te zijn, maar de actieve academische staf wordt opgezadeld met een hoop extra werk en soms een onmogelijk tijdpad.

Vorige week nog moesten wij een simpel verzoek tot deelname, als partner, aan een interessant Erasmus+project afwijzen vanwege het tijdrovende RUG-parafentraject – nota bene als onderaannemer van een voor de RUG zeer bekende en goede partner van de Coimbragroep en zonder enig risico.

De meeste financiers, programma’s en consortiumpartners zijn zeer betrouwbaar en zeer bekend bij de RUG, inclusief de tarieven, dus wat valt er eigenlijk voor doorslaggevends te toetsen door directeur beheer, FB, ABJZ enzovoort enzovoort? (ISR schijnt zelfs te toetsen of het project wel in het belang van de RUG is – zijn de ondersteunende centrale afdelingen een soort poortwachters voor academische initiatieven geworden?)

Het hele circus zou vervangen kunnen worden door één centrale ‘paraaf-commissaris’ die projectvoorstellen van staf en afdelingen één keer heel goed bekijkt op risico’s voor de RUG als geheel en dagelijks bij de bestuursvoorzitter langsgaat. Dat ontlast niet alleen de academische staf, maar ook de bestuurders en ambtenaren van een boel zinloos gedoe.

Misschien laat dat hen tijd om dingen te doen die dramatisch verwaarloosd worden: Wanneer hebt u voor het laatst een bezoekje gekregen van een lid van het FB of bestuurscollege om zich te laten informeren over onderzoek en onderwijs op uw afdeling?

Minder parafen zou de instelling in meer dan één opzicht goed doen. Überhaupt zou minder accountantslogica een zegen zijn voor de instelling: om een VVV-bon bij de kas in het academiegebouw te bemachtigen (per RUG-ordonance een bon van maximaal 25 euro, je zou eens te vrijgevig kunnen worden van het geld van je eigen afdeling) heb je de handtekening van je leidinggevende én de handtekening van de facultaire financial controller nodig – de assistent-controller is zelfs niet genoeg voor 25 euro.

Het parafencircus toont zo nog een serieus probleem: elke extra paraaf is een extra motie van wantrouwen tegen de RUG-staf – tegen verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen beslissingen. De accountantslogica waar het systeem op gebaseerd lijkt te zijn, is klassiek verwoord in de roemruchte uitspraak ‘Vertrouwen is goed, controle is beter’ van de Russische revolutionair Lenin (die zichzelf overigens niet liet controleren).

Waarom kan de RUG-administratie het niet doen met een stelling die beter past bij een academische instelling? Iets als: Faciliteren is beter dan controleren.

Pieter Boele Van Hensbroek is research coördinator van Globalisation Studies Groningen (GSG) en universitair docent wijsbegeerte

31 January 2019 | 31-1-2019, 15:24