Verwarring over servicedesk internationals

De Immigration Service Desk is weinig behulpzaam, vinden internationale studenten. Een afspraak maken is al een uitdaging, en door verbouwingen in het Academiegebouw is het ook lastig om de desk überhaupt te vinden.
Door Edward Szekeres

Yujia Yang komt uit China en studeert journalistiek aan de RUG. Toen ze in Nederland arriveerde, moest ze eerst een tuberculosetest ondergaan. ‘Ik heb in m’n eerste week meerdere e-mails gestuurd naar de ISD, om ze om hulp te vragen. Ze hebben niks van zich laten horen, dus heb ik alles maar zelf geregeld’, zegt Yujia.

Zoals Yang zijn er veel meer internationals die de Immigration Service Desk (ISD) weinig behulpzaam vinden. ‘Ze zouden me helpen met mijn visum en verblijfsvergunning – dat kreeg ik te horen van de universiteit’, zegt de Turkse Melis, die een premaster kunstgeschiedenis volgt. ‘Maar ze hielpen dus niet. Ik heb het zelf moeten oplossen met de Immigratie- en Naturalisatiedienst.’

Zelfs de proactiefste studenten hebben moeite om de hulp te vinden die ze nodig hebben – letterlijk, want de ISD is niet makkelijk te vinden. Omdat het Academiegebouw verbouwd wordt, zijn de ISD-medewerkers tijdelijk verhuisd naar het Studium Generale-gebouw in de Oude Boteringestraat. Het ‘kantoor’ bestaat uit één enkele computer, aan het randje van een bureau dat eigenlijk bij de afdeling Admissions hoort.

Provisorisch

Het provisorische kantoor maakt de verwarring alleen maar groter. ‘Het is eigenlijk voor iedereen onduidelijk welke balie of afdeling ze moeten hebben’, zegt een medewerker van Admissions, die haar bureau met de ISD deelt. Studenten reageren geïrriteerd als ze hun vragen niet kan beantwoorden – ze beseffen niet dat ze aan het verkeerde adres zijn.

‘Nu allerlei verschillende kantoren overal en nergens verspreid zijn, moeten mensen echt online opzoeken waar ze wat precies moeten vragen’, zucht ze.

Maar soms willen studenten gewoon een levend iemand spreken. Dat maakt de ISD niet gemakkelijk. ‘Het duurt een hele tijd voor je e-mails beantwoord worden, en ik krijg de indruk dat ze niet genoeg mankracht hebben’, zegt een Amerikaanse studente klinische neuropsychologie.

‘Niet echt antwoord’

Om een afspraak te maken, moest ze eerst uit een lange lijst opties de reden voor haar bezoek kiezen – die er niet tussen stond. Ze probeerde te bellen, ze mailde, ‘maar je krijgt niet echt antwoord.’

En omdat de ISD alleen geopend is op werkdagen tussen 10 en 12 uur, komen studenten vaak op een wachtlijst terecht. Het kan wel tien dagen duren voordat ze iemand te spreken krijgen.

Universiteitswoordvoerder Jorien Bakker zegt dat de RUG zich bewust is van het probleem. ‘Het is altijd druk bij de desk, dus we kijken wat we kunnen doen aan die lange wachttijden. Maar de komende weken blijft het zoals het is.’

Wat ook niet helpt bij de algehele verwarring is de recente naamsverandering van de ISD. De meeste mensen zeggen nog steeds ‘International Service Desk’, maar officieel staan de letters nu voor ‘Immigration Service Desk’.

De ‘nieuwe’ ISD helpt nog steeds bij het aanvragen van visa en verblijfsvergunningen, maar geeft nu ook praktische informatie over het dagelijks leven: huisvesting, gezondheidszorg, verzekeringen enzovoort.

English

16 October 2018 | 16-10-2018, 13:56