Twee ton voor oplossing om financiële data uit AFAS te halen
Salure, een partner van AFAS, en de RUG sloten in april een driejarig contract voor de ontwikkeling van een tool die financiële gegevens uit het systeem kan halen.
Een optie die tot september grotendeels nog niet beschikbaar was, tot grote frustratie van onder meer zakelijk coördinatoren en administratief medewerkers. Om bijvoorbeeld projectuitgaven te kunnen bijhouden, werkten zij tot die tijd noodgedwongen met ouderwetse Excelsheets.
Kosten van de nieuwe oplossing: drie jaar lang 6000 euro per maand, bovenop het bestaande budget van 10,5 miljoen euro.
Verkeerde inschatting
‘Initieel wilden we de rapportages voorzien in AFAS zelf, of via onze eigen tools’, legt programmamanager Erwin Boelens uit. Maar na de invoering in januari 2020 werd al snel duidelijk dat het idee niet zo zou uitpakken als de universiteit had bedacht.
‘Het ontsluiten via onze eigen tools bleek uiteindelijk meer tijd in beslag te nemen dan we hadden voorzien, waardoor we voor een andere oplossing moesten kiezen. Toen hebben we Salure erbij gehaald. Zij hebben rapportagetools die in het AFAS-systeem kunnen worden ingebed.’
Los onderdeel
Sceptici onder de medewerkers vragen zich af of de toevoeging van Salure het doel van de universiteit schaadt. De overstap naar een nieuw bedrijfsvoeringssysteem zou betekenen dat de losse en verouderde systemen voor financiën, payroll, HR en inkoop samengevoegd zouden worden in een integrale oplossing. Nu is er toch opnieuw een los onderdeel ingekomen, van een provider van buitenaf.
Volgens Boelens is die gedachte te kort door de bocht; de tool is immers in het AFAS-systeem geïntegreerd. Wie erbij wil, moet eerst via AFAS inloggen en wordt vervolgens doorgeleid naar een pagina waar de financiën kunnen worden ingezien en bewerkt. Dat is geen apart programma, zegt Boelens, maar een noodzakelijk onderdeel van het nieuwe systeem.
Urgente oplossing
Hoe lang Salure precies betrokken blijft, is vooralsnog onduidelijk. ‘Dit contract kan jaarlijks worden opgezegd. We hebben nu de urgentie om de rapportages eruit te krijgen en de ontsluiting van rechten goed te krijgen. Daar hebben we Salure als oplossing voor.’
Een vervolg zou kunnen zijn dat AFAS een dergelijke tool voor de universiteit bouwt, of dat de universiteit dit in eigen beheer neemt. ‘Dit jaar moeten we evalueren of dit het juiste pad is.’