Promoveren in vier jaar

Promoveren is niet gemakkelijk. Een promovendus is verslingerd aan zijn onderzoek, maar tegelijk houdt het hem dag en nacht bezig. Er hangt immers zo veel van af. Het is bepalend voor hun carrière, dus falen is geen optie.

Promovendi begeleiden is ook niet gemakkelijk. Ze zijn gedreven en slim, maar ook erg jong. Ze komen uit de hele wereld naar Groningen om onderzoek te doen, maar soms beheersen ze de taal niet goed, zijn ze onzeker, of willen ze simpelweg te veel in te weinig tijd. Soms wil jíj te veel in te weinig tijd. Soms blijken ze simpelweg niet geschikt als onderzoeker.

Verloren kennis

In die gevallen lukt het niet om een proefschrift af te ronden binnen de vier jaar van het contract. Soms lukt afronden helemaal niet. Dan loopt de faculteit 77 400 euro mis; de bonus voor een afgerond proefschrift. Al dat geld, al die kennis en al die moeite. Weg.

Het gebeurt veel te vaak, zegt Petra Rudolf, aftredend directeur van de Graduate School van de Faculty of Science and Engineering. Minder dan de helft van de promovendi aan haar faculteit slaagt erin het proefschrift binnen vier jaar af te ronden. Twintig procent promoveert nooit. Dat is veel te veel.

Want achter deze cijfers schuilt een groot drama voor de faculteit, maar nog veel meer voor de promovendi. ‘Een proefschrift is een vierjarig project. Als iemand niet op tijd klaar is, moet er iets uitzonderlijks aan de hand zijn’, stelt zij.

Als ze niet goed communiceren, kunnen ze snel vereenzamen

Er zijn natuurlijk omstandigheden die vertraging rechtvaardigen, denk aan ziekte, zwangerschap of machines die kapot gaan. Maar dat zijn uitzonderingen. Dus als er zó veel PhD-studenten zijn die meer dan vier jaar nodig hebben voor hun proefschrift, is er iets anders aan de hand.

Taalproblemen

‘Toen ik de begeleiders ernaar vroeg, herinnerden ze zich allemaal wel iemand die misschien niet helemaal op tijd klaar was’, zegt ze. ‘Alsof het een uitzondering was, en in elk geval niet hun probleem. Maar zo zit het niet, want het gebeurt echt heel vaak.’

Maar waardoor kwam het wel? En vooral: wat kon ze eraan doen?

Vier jaar geleden begon de Graduate School aan een missie om promovendi te helpen hun proefschrift op tijd af te ronden. Een belangrijk probleem – dat inmiddels is aangepakt – bleek taal.

Vooral studenten uit Aziatische landen hebben vaak problemen met hun Engels. Lezen is doorgaans geen probleem – om toegelaten te worden moeten ze eerst een test doen – maar hun uitspraak moet wel zó zijn dat een westerling het kan verstaan. Andersom geldt natuurlijk ook. ‘Dat is erg belangrijk’, zegt Rudolf. ‘Als ze niet goed communiceren, kunnen ze snel vereenzamen.’

Tegenwoordig zorgt de Graduate School voor een docent die hen via Skype helpt met hun uitspraak, zodat ze vanachter de computer hun vaardigheden kunnen verbeteren.

Persoonlijke problemen

Ook persoonlijke problemen kunnen voor grote vertraging zorgen. Het kan zijn dat het ze te veel wordt. Ze gaan uitstelgedrag vertonen en hopen, tegen beter weten in, dat hun problemen vanzelf verdwijnen. Het gevolg: ze worden depressief, krijgen heimwee, of vereenzamen.

‘We merken dat de secretaresses of technici vaak de eersten zijn die problemen signaleren’, zegt Rudolf. ‘Sommige PhD-studenten zeggen niets tegen hun begeleider, maar de secretaresses merken dat er wel degelijk iets aan de hand is.’

De cursus ‘Wat zie ik, wat doe ik’, is speciaal opgezet voor secretaresses en helpt hen signalen op te pikken en promovendi in contact te brengen met het Student Support Centre. Een andere cursus gaat zich richten op technici.

Soms werken ze zelfs zonder financiering of salaris

En dan zijn er de schrijfcursussen, zoals een bootcamp voor promovendi die achterlopen met schrijven, terwijl ze al ergens anders aan het werk zijn, of de Thesis Writing Coaching. Dan is er nog Academic Conversation of Writing and Publishing in English.  ‘We zijn vier jaar geleden begonnen, dus de eerste resultaten worden zichtbaar. Het ziet er veelbelovend uit’, aldus Rudolf.

Wat is er nodig?

Maar het is nog niet voldoende. Alle onderzoeksinstituten van de faculteit hebben de afgelopen maanden nagedacht over wat hen nuttig lijkt lijkt om de promovendi te helpen. Zo leren de instituten van elkaar. Wanneer alle ideeën en plannen worden samengevoegd, valt een ding op: planning is essentieel.

‘Begeleiders mogen niet teveel van hun studenten vragen’, zegt Rudolf. ‘Wat is er werkelijk nodig om je PhD te halen? Binnen veel groepen is het de norm om voor drie of vier publicaties te gaan, maar je hoeft eigenlijk alleen maar aan de leescommissie bewijzen dat je zelfstandig onderzoek kunt doen.’

Maar er is meer. Zoals: het besef dat het schrijven onderdeel van het project is. En ook als een promovendus college geeft – wat veel van hen doen –  neemt dat veel – kostbare – onderzoekstijd in beslag. ‘Een dag heeft maar 24 uur’, zegt Rudolf.

Christian Leutenantsmeyer en Monique Bernardes Figueirêdo, beide verbonden aan de FSE PhD council, zien het geregeld gebeuren. ‘Dan moeten mensen na vier jaar nog aan het schrijven beginnen’, zegt Leutenantsmeyer. ‘Dus soms werken ze zelfs zonder financiering of salaris’, voegt Bernardes Figueirêdo toe.

Bovendien vragen ook begeleiders soms te veel van hun studenten. Nog een artikel schrijven, een klus doen voor de baas. ‘En als je begeleider iets vraagt, kun je moeilijk weigeren’, zegt Leutenantsmeyer. Hij ziet PhD-studenten de laatste jaren steeds competitiever worden, wat het nog moeilijker maakt. ‘Het is niet meer zo gezond als het was.’

Bureaucratie

Natuurlijk is er de planning van het project en natuurlijk is er een jaarlijks evaluatiemoment met de begeleider. Maar het probleem, zegt Leutenantsmeyer, is dat begeleiders dat vaak zien als een lastig stukje bureaucratie. Al te vaak wordt de planning niet geüpdatet.

Hetzelfde geldt voor de go-no gobeslissing, waarbij een project na negen maanden beëindigd kan worden. ‘Er is bijna nooit een no go’, zegt Bernardes Figueirêdo. Maar dat wil niet zeggen dat het nooit zou moeten.

Niet denken: Het komt wel goed. Dat gebeurt bijna nooit

Rudolf is het er helemaal mee eens. Als het niet lekker loopt, kan onderzoek doen ‘heel deprimerend’ zijn, zegt ze. ‘We moeten niet denken: Ach, het komt wel goed. Dat gebeurt bijna nooit.’

Maar omdat een no go ook altijd een persoonlijk drama is, moeten die eigenlijk helemaal voorkomen worden. Dat kan door je PhD-studenten zorgvuldiger te selecteren, zeggen zowel Rudolf als de leden van de PhD council.

Kijk naar hun taalvaardigheid, maar ook naar het onderzoek dat ze eerder deden. Rudolf had eens een promovendus die totaal overstuur raakte toen hij hoorde dat hij zelf de technische opzet voor zijn experimenten moest verzorgen. ‘Hij had altijd een technicus gehad die dat deed’, zegt Rudolf. ‘Je moet rekening houden met culturele verschillen.’

Win-win

Toch is het allerbelangrijkste misschien wel de mentor. Sommige begeleiders hebben veel meer ‘snelle’ promovendi dan andere. Een PhD-student kan slim, bekwaam en gedreven zijn, maar begint nog maar net, en is vaak bang om te laten merken dat hij onzeker is. Daar is het traject ‘Mastering your PhD’ voor in het leven geroepen, bestaande uit een mentor en ondersteuning vanuit de groep.

‘Het is zó belangrijk dat je iemand hebt die je in vertrouwen kunt nemen’, zegt Leutenantsmeyer. ‘Het liefst iemand anders dan je begeleider, of zelfs iemand uit een andere onderzoeksgroep.’ Alle onderzoeksinsituten hebben ook zo’n vertrouwelijke mentor.

‘Het is een win-win situatie’, zegt Bernardes Figueirêdo. ‘Want die mentor begeleidt jou niet zelf, maar heeft wel zijn eigen PhD-studenten. Op die manier zullen ze zich ook meer bewust worden van problemen waarover hun eigen promovendi niet durven te praten.’

Engels