Muren om de medezeggenschap

29 maart. Op de agenda van de universiteitsraad staat een stuk over voorinvesteringen in de onderwijskwaliteit. Daar is veel te weinig geld heengegaan, zegt de Algemene Rekenkamer. Maar het college van bestuur is het daar niet mee eens. En het gaat hier om publiek geld, dus het is een serieus onderwerp.

Toch wil het college de discussie binnenskamers houden. ‘Het betreft een beschouwelijk stuk met ambtelijke adviezen’, legt vicevoorzitter Jan de Jeu uit. ‘Het lijkt me niet raadzaam om dat met elkaar te delen.’

Jasper Been van studentenpartij DAG vindt dat onzin en roept op tot openbaarheid. ‘Ik heb kennisgenomen van de inhoud van het stuk en volgens mij kunnen we dat hier bespreken.’ De studenten van Calimero en de Personeelsfractie steunen zijn voorstel. SOG en de Wetenschapsfractie zeggen ‘in principe’ voor openbaarheid te zijn.

Geen krimp

Maar het college geeft geen krimp. Het vertrouwelijke stuk wordt niet besproken in de openbare vergadering. Raadsleden mogen er buiten de raadszaal niets over zeggen. ‘Als het college de vertrouwelijkheid niet wil opheffen, dan sta ik en staat ook de raad met lege handen’, legt Tim Huiskes uit, de neutrale voorzitter van de u-raad. ‘Zelfs als je niet akkoord bent met de motivatie.’

In Nederland moet het parlement de regering controleren. Op het niveau van de gemeentes doen de gemeenteraden dat. Op de RUG zijn er de universiteitsraad en faculteitsraden, die de bestuurders adviseren en controleren. De vergaderingen van deze democratische organen horen openbaar te zijn.

Toch komen incidenten zoals het bovenstaande steeds vaker voor en niet alleen bij de u-raad.

Faculteitsraden maken soms zoveel onderdelen van hun agenda vertrouwelijk, dat alleen opening en rondvraag nog toegankelijk zijn voor publiek. En waar vergaderstukken tot een paar jaar geleden vrij beschikbaar waren voor geïnteresseerden, stellen sommige faculteiten ze nu pas na de vergadering beschikbaar en alleen ter inzage.

Mag dat?

Waarom behandelen medezeggenschapsraden zo veel zaken buiten het zicht van de academische gemeenschap die ze dienen? En mag dat zomaar?

‘In principe is alles openbaar’, zegt RUG-hoogleraar bestuursrecht Herman Bröring. Toch zijn er gevallen waarin van dat principe kan worden afgeweken. Bijvoorbeeld als de documenten persoonsgegevens bevatten. Ook bedrijfsgevoelige informatie – een aanbesteding voor een verbouwing, bijvoorbeeld – kan terecht vertrouwelijk blijven.

Bröring vindt zelfs dat overleg tussen het college van bestuur en een faculteitsbestuur vertrouwelijk mag zijn. ‘Anders kun je niet hardop denken, gedachten uiten en proefballonnetjes oplaten. Je wilt niet opgeknoopt worden voor alles wat je zegt, dat komt het proces niet ten goede.’

Angst voor media-aandacht

Maar anders wordt het wanneer een faculteitsbestuur de openheid beperkt uit angst voor media-aandacht. Wijsbegeerte en University College doen dat bijvoorbeeld geregeld. ‘Zaken die gevoelig liggen en nog niet tot een finaal besluit zijn, maken we vertrouwelijk’, geeft decaan Lodi Nauta van wijsbegeerte toe. ‘Een paar jaar geleden hadden we een paar keer het gevoel dat we op oneigenlijke gronden negatief in het nieuws waren gekomen. Dat heeft geleid tot meer vertrouwelijkheid dan nodig is.’

De hoofdregel: alles is openbaar, tenzij

Decaan Hans van Ees van University College gaat verder: ‘Je wilt een discussie voeren met de mensen die het betreft. Die discussie kan beïnvloed worden door publicaties en meningen van buitenaf.’ En dat wil hij liever niet.

‘Verontrustend’, noemt mediarechtadvocate Christien Wildeman deze media-angst. Ze werkt bij het Amsterdamse kantoor Kennedy Van der Laan. ‘Hiermee misken je de publieke waakhondfunctie van de media. Het hele idee van openbaarheid is juist dat je de besluitvorming kunt beïnvloeden.’

‘Stel’, zegt ze, ‘dat bij alle debatten die in de Tweede Kamer worden gevoerd, wordt gezegd: “We willen liever eerst stemmen, dan horen jullie achteraf wel wat er is besloten. Anders is het zo onhandig.” Je moet gewoon zorgen dat je op basis van een goede discussie tot een oordeel komt.’

WOB

De Leidse hoogleraar mediarecht Wouter Hins is het roerend met haar eens. ‘Juist hierom is de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) in het leven geroepen’, zegt hij. ‘De hoofdregel: alles is openbaar, tenzij.’ Het voorkomen van publiciteit volstaat niet als argument. ‘Dan ga je rechtstreeks tegen de WOB in.’

Besturen en raden moeten zoveel mogelijk openbaar handelen, zegt hij. ‘Als het een soort volksvertegenwoordiging is, moet het volk kunnen weten wat er wordt besproken. Je moet in ieder geval altijd nagaan of het stempel ‘vertrouwelijk’ terecht is.’

Dus waarom moest een bestuursmededeling bij gedrags- en maatschappijwetenschappen over tentamineren in de avonduren vertrouwelijk blijven? En waarom was het nodig om een update over de besteding van de studievoorschotmiddelen bij ruimtelijke wetenschappen achter gesloten deuren te behandelen?

Grijs gebied

Het is lastig om precies aan te geven wanneer raden regels overtreden. Want als een document het label ‘intern beraad’ krijgt, mag het vertrouwelijk blijven. Net als wanneer een bestuurder aanvoert dat openbare behandeling schade kan toebrengen aan een betrokkene of aan de financiën van de RUG. Hins: ‘Dan is de vraag: weegt dat belang zwaarder dan het algemeen openbaar belang?’

Zo ontstaat een grijs gebied. Waar de ene faculteitsraad vrijwel nooit iets vertrouwelijk maakt, doen anderen dat met het grootste gemak. En waar de ene faculteit elke geïnteresseerde een pakket stukken opstuurt ter voorbereiding op de vergadering, stelt de ander deze alleen ná de vergadering ter beschikking, op één specifieke plek en alleen ter inzage.

Daarover is Hins bepaald niet te spreken. ‘Dan maak je het dus zo lastig mogelijk om een document in te zien dat wél openbaar is. Dat kun je niet met goed fatsoen doen. Als het uitsluitend is om mensen te ontmoedigen, heb je een fout motief.’

Yantai

Bovendien kan het achterhouden van informatie een averechts effect hebben: meer onvrede, in plaats van minder. De discussie over de plannen van het RUG-bestuur om een campus in het Chinese Yantai te starten, bleven binnenskamers. Veel medewerkers hadden geen idee en kregen het gevoel dat er niet naar hen werd geluisterd.

Soms is er al veel onrust en dan wil je die niet voeden

De clustering bij de letterenfaculteit, waarbij oude afdelingen werden opgeheven, werd nog tijdens de vergadering vertrouwelijk gemaakt. ‘Soms is er al veel onrust en dan wil je die niet voeden’, zegt letterendecaan Gerry Wakker. ‘De clusterbudgetten waren toen zodanig work in progress, dat ze nog niet openbaar besproken konden worden. Als er gegevens rondgaan in de faculteit die voorbarig zijn, kan dat de onrust vergroten.’

Maar in januari bereikte de onrust bij letteren alsnog een hoogtepunt, toen geschiedenisdocent Eelco Runia ontslag nam en een opiniestuk schreef in NRC Handelsblad. Een belangrijk punt van onvrede: het beleid rond de clustering. Personeelsleden hadden – ook hier – massaal het gevoel dat er niet naar hen was geluisterd.

Wantrouwen

Leden van de universiteitsraad stellen in elk geval dat duidelijkere regels over openbaarheid een goed idee zouden zijn. ‘Veel regels zijn multi-interpretabel en dat zorgt soms voor discussie’, zegt voorzitter Huiskes. ‘Er is bij het bestuur soms wel de neiging om zaken uit voorzorg vertrouwelijk te maken, terwijl je daar soms alleen maar wantrouwen mee wekt.’

Jasper Been van DAG en Henk Jan Wondergem van Calimero delen zijn mening. ‘Zodra transparantie tot problemen leidt voor het bestuur, is hun automatische reactie kennelijk om het vertrouwelijk te houden’, denkt Been. ‘En zolang ze daar maar een veelgekozen reden bij noemen, kunnen ze nu ongeveer alles maken.’ Wondergem: ‘Dat neemt de tanden van de medezeggenschap weg.’

Huiskes pleit ervoor de openbare stukken van de universiteitsraad – momenteel op aanvraag beschikbaar – ‘gewoon’ op de website van de RUG te plaatsen. Been en Wondergem sluiten zich daarbij aan. ‘Openbaarheid en toegankelijkheid zijn ontzettend belangrijk, vooral voor een publieke instelling’, zegt Been.

Advocate Wildeman zegt dat partijen die meer openbaarheid willen ook van zich moeten laten horen. En besturen moeten steeds opnieuw goed nadenken over waaróm ze openbaarheid tegengaan. ‘Ze moeten het ‘ja, tenzij’ meer uitdragen.’

Verantwoording

• Voor dit artikel heeft de Universiteitskrant onderzoek gedaan naar de praktijken rond openbaarheid en vertrouwelijk in de universiteitsraad en ook op alle faculteiten.
• Er is gesproken met zes decanen; Lodi Nauta van wijsbegeerte, Kees Aarts van gedrags- en maatschappijwetenschappen, Marian Joëls van medische wetenschappen, Gerry Wakker van letteren, Jasper Knoester van science and engineering en Hans van Ees van University College Groningen.
• Er is ook gesproken met vijf faculteitsraadsvoorzitters; Michiel Duchateau van rechtsgeleerdheid, Robbert Maseland van economie en bedrijfskunde, Marc van der Maarel van science and engineering, Bastiaan Aardema van letteren en Gerd Weitkamp van ruimtelijke wetenschappen.

Engels