Universiteit
.

De eeuwige strijd om transparant bestuur

Houd ze in de smiezen

De strijd tussen macht en tegenmacht speelt niet alleen op het Binnenhof. Hoe transparant is de RUG tegenwoordig eigenlijk? ‘Zelfs bij de meest zuivere bestuurders is het een bekende reflex om iets snel willen regelen, zonder pottenkijkers.’
29 april om 10:55 uur.
Laatst gewijzigd op 29 april 2021
om 10:55 uur.
april 29 at 10:55 AM.
Last modified on april 29, 2021
at 10:55 AM.


Door Giulia Fabrizi

29 april om 10:55 uur.
Laatst gewijzigd op 29 april 2021
om 10:55 uur.

By Giulia Fabrizi

april 29 at 10:55 AM.
Last modified on april 29, 2021
at 10:55 AM.

Giulia Fabrizi

Nieuwscoördinator
Volledig bio
News coordinator
Full bio

Yantai. Menig RUG-medewerker krijgt nog steeds een bittere smaak in de mond bij het horen van die naam. De besluitvorming rond het openen van een zustercampus in China zette de verhoudingen tussen het vorige college van bestuur (cvb) en de medezeggenschapsorganen op scherp. Zij beklaagden zich over gebrek aan informatie en overleg. 

Toen de universiteitsraad, de centrale medezeggenschap, het plan in januari 2018 afschoot, slaakten veel mensen dan ook een zucht van verlichting. Maar daarmee was de kous nog niet af: u-raadspartij DAG vroeg zich af hoe het vooronderzoek naar het plan eigenlijk was gefinancierd. 

Het cvb weigerde om de relevante stukken te overhandigen, waarna de studentenfractie een beroep deed op de Wet openbaarheid van bestuur (WOB), waar de RUG als publieke instelling onder valt. Die doortastendheid bracht aan het licht dat de RUG publiek geld in het onderzoek naar Yantai had gestoken, terwijl toenmalig onderwijsminister Jet Bussemaker dat uitdrukkelijk had verboden. 

De gekozen vertegenwoordiging van medewerkers en studenten liet in het dossier Yantai de kracht van tegenmacht op de universiteit zien. 

Opener

Sindsdien lijkt het universiteitsbestuur opener te zijn geworden. Er is nu een openbare Google Drive waar iedereen de stukken kan lezen die in de u-raad besproken worden en de vergaderingen van de raad kun je volgen via een livestream

Het nieuwe regime probeert de transparantie te vergroten

‘Het nieuwe regime onder De Vries, Wijmenga en Biemans doet een serieuze poging de transparantie te vergroten’, zegt Antoon de Baets, lid van de personeelsfractie in de u-raad. 

Als hij terugkijkt op eerdere jaren, zegt hij, ‘herinner ik me tirades over vertrouwelijke stukken en agendabespreking na agendabespreking.’

De verandering kwam toen DAG een memo indiende over het vergroten van de transparantie in de u-raad. ‘Het voorstel dat het cvb daarop deed, heb ik langs de lat van de WOB gelegd’, zegt De Baets. 

Hij voegde nog een aantal amendementen toe, waardoor nu duidelijker is wanneer een stuk wel of niet vertrouwelijk mag zijn. De wijzigingen van het reglement werden in februari aangenomen. ‘Als het vertrouwelijke deel minimaal is, of niet rechtstreeks met het onderwerp te maken heeft, dan kun je dat zwart maken en het document zo openbaar maken. En dat gaan ze nu doen.’

Spanningsveld

Maar hoe transparant de uni ook probeert te zijn, er blijft altijd een spanningsveld bestaan tussen bestuurlijk brainstormen en het moment dat je de plannen werkelijk deelt, zegt Klaas van Veen, vicedecaan van de Faculteit Gedrags- en Maatschappijwetenschappen (GMW). ‘Je maakt steeds een afweging.’ 

Hij noemt het Ruggesteun-plan als voorbeeld, dat onder meer moet zorgen voor meer handen in het onderwijs. ‘Daar is tussen het college van bestuur en het faculteitsbestuur een gesprek gaande over hoe je dat het beste vorm kunt geven. Is dat een vertrouwelijke discussie? Nee. Is het handig dat al met iedereen te bespreken? Ook niet, want het is nog veel te los.’ 

Dat het plan niet meteen naar de faculteitsraad gaat heeft dan ook niet zozeer te maken met vertrouwelijkheid, legt Van Veen uit. ‘Het is niet zo dat ze het niet mogen weten, want we gaan het zeker met de raad bespreken. Het gaat echt over de timing. Wanneer is het zinvol om het plan te bespreken?’ 

Het is niet de bedoeling dat je het aan laat komen op de WOB

Als het aankomt op beleidsstukken zijn documenten bij GMW zelden tot nooit vertrouwelijk, zegt Van Veen. Zelfs de notulen van de bestuursvergadering worden in de faculteitsraad openbaar besproken. En wie geen lid is van de raad en wel voorbereid een vergadering wil bijwonen, krijgt vooraf toegang tot alle openbare stukken. ‘Dat wat wij vertrouwelijk bespreken, gaat eigenlijk altijd over personen. Over aanstellingen bijvoorbeeld, of issues die spelen. Daarvan is uit te leggen waarom het vertrouwelijk is.’

Persoonsgegevens, bedrijfsgevoelige informatie, maar ook persoonlijke beleidsopvattingen hoeven volgens de WOB dan ook niet openbaar gemaakt te worden, en in sommige gevallen mag dat zelfs niet. ‘Er zijn stukken waarbij het al dan niet openbaren afhankelijk is van de belangen die spelen’, weet Herman Bröring, hoogleraar bestuursrecht. 

‘Maar de vraag is vooral hoe actief je bent in het openbaren van documenten’, zegt hij ook. ‘Je kunt heel weinig openheid vanuit jezelf betrachten en vragen afwachten van journalisten, studenten, medewerkers en mensen van buiten. Maar normaal gesproken is het bij transparantie niet de bedoeling dat je het aan laat komen op de WOB en het gebruik daarvan.’

Vertrouwen

Het is bovendien goed voor de onderlinge verhoudingen wanneer je als bestuur proactief transparant bent richting medezeggenschap. Bij de Faculty of Science and Engineering (FSE) zit dat wel goed, zegt Mariano Mendez, voorzitter van de faculteitsraad. ‘Wij hebben zeggenschap in wat wel of niet vertrouwelijk wordt besproken’, zegt hij. ‘Dat gaat in goed overleg met het bestuur en over het algemeen zijn weinig onderwerpen vertrouwelijk. Sommige van die onderwerpen worden vervolgens nogmaals besproken, maar dan openbaar.’

De raad kan openlijk constructieve kritiek leveren, zegt hij. ‘En als we dat doen, kunnen we daar ook over praten. Ons bestuur informeert ons ook met alle juiste documenten, tot de besluitenlijsten van de bestuursvergaderingen aan toe.’ 

Maar, zegt hij ook, uit het overleg tussen de verschillende dienst- en faculteitsraden komt ook weleens naar voren dat lang niet alle raden op dezelfde manier worden geïnformeerd. 

‘Volgens mij gaat het om het bouwen van vertrouwen, want uiteindelijk zijn wij er wel om onafhankelijk van het bestuur mee te kijken naar plannen en besluiten en daar advies over te geven.’ 

En dat vertrouwen moet worden opgebouwd: door open gesprekken, door goede informatie, maar ook door het vertrouwen terug te geven. ‘Als we iets vertrouwelijks bespreken, moet het bestuur er ook vanuit kunnen gaan dat het gesprek onder ons blijft. Dat niemand van de achttien mensen aan tafel de informatie vroegtijdig verspreidt.’  

Verdedigingslinie

Een gebrek aan vertrouwen kan het leiden tot situaties zoals drie jaar geleden met Yantai, waarbij de medezeggenschap via een WOB-procedure informatie moet verkrijgen. De WOB wordt dan als een soort verdedigingslinie gebruikt, in plaats van als richtlijn om de openbaarheid te vergroten.

Het gaat om het bouwen van vertrouwen

Ook Bröring ziet dat gebeuren. ‘Je bent dan afwachtend. Zeker als het om meer gevoelige zaken gaat, komt het aan op verzoeken om informatie’, zegt hij. ‘Dat maakt niet altijd een goede indruk, vind ik. Je weet wat gevoelig kan zijn en daar zou je zelf actiever in naar voren kunnen stappen. Dat zou ook je reputatie kunnen helpen.’

Nederlandse instellingen zouden daarbij een voorbeeld kunnen nemen aan Scandinavische landen, meent hij. ‘Daar is men al veel verder met de openbaarheid en kun je allerlei verslagen en documenten gewoon opzoeken via internet.’ Als gevolg blijken WOB-procedures haast overbodig. 

‘Hier wordt gemopperd dat men misbruik zou maken van de procedure en dat het veel werk is om op een verzoek in te gaan. Daar speelt het niet, omdat mensen zelf heel veel meer informatie kunnen vinden.’

Maatschappelijke rol

Een afweging maken om op een verzoek in te gaan is volgens Bröring een heel juridische benadering. ‘Dat is prima als het bijvoorbeeld om conflicten gaat, maar ik denk niet dat je bij openbaarheid met het juridische kader moet beginnen. Je moet je afvragen: waar zijn wij toe op aard? Wat is onze verantwoordelijkheid in onze maatschappelijke rol? En dan is het een kwestie van goede communicatie ontwikkelen.’

En dat betekent: zoveel mogelijk documenten zo bereikbaar mogelijk maken. De universiteitsraad won op dat gebied recent dus een kleine slag, maar op facultair niveau is er nog veel te winnen. 

Volgens historicus De Baets is het een strijd die onherroepelijk verbonden is aan besturen en controleren. ‘Alle controlerende en toezichthoudende machten moeten strijden om transparantie, dat houdt nooit op’, zegt hij. ‘Zelfs bij de meest zuivere bestuurders is het een bekende reflex om iets snel willen regelen, zonder pottenkijkers. Daar moeten procedurele remmen voor worden ingebouwd, maar het is niets nieuws onder de zon.’

English