Financiële chaos bij FSE door nieuw softwaresysteem

Financiële chaos bij FSE door nieuw softwaresysteem

De financiële administratie van FSE loopt voor januari in de soep. Het nieuwe AFAS-systeem Best Practice 2020 registreert bestellingen niet zoals het hoort, waardoor veel bestellingen aan de verkeerde geldpotjes worden gekoppeld.
22 januari om 11:39 uur.
Laatst gewijzigd op 22 januari 2020
om 13:04 uur.
januari 22 at 11:39 AM.
Last modified on januari 22, 2020
at 13:04 PM.


Giulia Fabrizi

Door Giulia Fabrizi

22 januari om 11:39 uur.
Laatst gewijzigd op 22 januari 2020
om 13:04 uur.
Giulia Fabrizi

By Giulia Fabrizi

januari 22 at 11:39 AM.
Last modified on januari 22, 2020
at 13:04 PM.
Giulia Fabrizi

Giulia Fabrizi

Nieuwscoördinator
Volledig bio
News coordinator
Full bio

Een duidelijk overzicht ontbreekt en handmatige aanpassingen achteraf zullen niet in alle gevallen mogelijk zijn. 

De problemen ontstaan onder meer doordat in de nieuwe software ook nieuwe projectnummers zijn opgenomen. Heldere instructies over de nieuwe nummers ontbreken en binnen de faculteit heerst veel onduidelijkheid over het gebruik ervan.

Vragen hierover worden door AFAS niet of niet goed beantwoord. Het resultaat is dat medewerkers zelf op zoek gaan naar oplossingen. Goed ingevoerde bronnen vertellen UKrant echter dat er maar weinig mensen zijn die het systeem daadwerkelijk snappen, waardoor er veel ‘houtje-touwtje-oplossingen’ worden verspreid. 

Projectnummers

De verandering van projectnummers is in principe simpel. Vroeger had elk project een eigen projectnummer. Zowel projecten uit de eerste geldstroom (geld dat een groep krijgt van de universiteit) als uit de tweede en derde geldstroom (projectgeld dat van bijvoorbeeld NWO- of EU-subsidies komt) hadden een eigen nummer. De nummers waren als het ware een rekeningnummer waar het geld voor een project op stond.

In het nieuwe systeem heeft alleen het geld uit de eerste geldstroom nog één nummer. Alles dat als project wordt gezien, heeft er nu twee: een kostenplaats en een projectnummer. De kostenplaats geeft aan uit welke geldstroom het geld gehaald moet worden en de projectcode uit welk specifiek potje. 

Wie een bestelling doet, moet in het nieuwe systeem dus zowel de kostenplaats invoeren (meestal de tweede of derde geldstroom) als het projectnummer. Alleen zo kan het geld dat voor een bestelling wordt gefactureerd, ook daadwerkelijk bij het juiste project worden gedeclareerd. 

Onbruikbare geldstromen

De afgelopen weken bleken de tweede en derde geldstromen (waar een groot deel van FSE van afhankelijk is) in het systeem onbruikbaar te zijn. De eerste geldstroom stond daarentegen wel open. Resultaat: mensen bestelden hun projectmatige benodigdheden niet met de referentie naar hun eigenlijke geldpotje, maar vanaf de eerste geldstroom. 

Bovendien hadden ze vervolgens maar één extra code nodig om de bestelling af te maken. Lang niet iedereen gebruikt hier de projectcode voor, maar voert de kostenplaats in. Zeker voor de algemenere bestellingen, die veel onderzoeksgroepen weleens doen, betekent dit dat het moeilijk zal zijn om achteraf nog uit te zoeken bij welk project welke bestelling hoorde.

Grote chaos

Doordat mensen nog wel kunnen bestellen, lijkt het werk aan de voorkant gewoon door te kunnen gaan. Waar het echte probleem ontstaat, is aan de achterkant van de faculteit. Zo is er voor de zakelijk coördinatoren, de mensen die normaal gesproken de financiën van een project bijhouden, nog geen financieel overzicht van projecten.

Er wordt nog aan een tool gebouwd, maar tot zover is de informatie die de coördinatoren normaliter zouden bijhouden niet te zien. Daardoor kunnen zij hoogleraren of projectleden – die normaal bij hen aankloppen voor financiële vragen – niet vertellen hoe het met de financiën van een groep staat. 

Handmatige check

Hier komt bovenop dat de bestellingen administratief niet goed ingevoerd zijn en er eerst een handmatige check zal moeten plaatsvinden om alles te controleren. Door de verwarring met het gebruik van de codes, is het nog maar de vraag hoeveel van de verkeerd geregistreerde bestellingen achteraf aan de juiste budgetten zullen kunnen worden gekoppeld.

Hiermee loopt de hele faculteit – die grotendeels draait op projecten en subsidiegelden – het gevaar dat projectgroepen bij de volgende declaratie te weinig, of in sommige gevallen zelfs geen, subsidiegelden kunnen declareren bij subsidieverstrekkers. Het risico hiervan is dat de subsidieverstrekker daardoor kan denken dat er veel meer geld is aangevraagd dan nodig, wat er in het ergste geval toe zou kunnen leiden dat volgende subsidies lager uitvallen, of zelfs niet worden toegekend. 

English