De verschillende facilitaire organisaties werken nu nog allemaal op hun eigen manier. Ze werken niet samen, delen geen kennis en wisselen nauwelijks medewerkers uit. Dat moet veranderen, meent de universiteit. Door alle facilitaire onderdelen samen te brengen moet een meer efficiënte afdeling ontstaan, de samenwerking herstellen en de kwaliteit verbeteren.
Alleen bij de RUG zijn de facilitaire organisaties nog versnipperd, schrijft het RUG-bestuur in een rapport aan de universiteitsraad. ‘Alle andere universiteiten zijn de afgelopen jaren om voorgaande redenen overgeschakeld naar een centrale aansturing van facilitaire processen en medewerkers.’
In totaal worden 135 medewerkers getroffen door de reorganisatie. Het gaat om portiers, bodes, zaalwachten, administratief personeel, bedrijfshulpverleners en coördinatoren. Ruim de helft van de medewerkers is ouder dan vijftig jaar, blijkt uit het rapport.
Emoties
Het grootste deel van hen zal fysiek werkzaam blijven bij de faculteit of dienst waar ze nu aan het werk zijn. ‘De verandering zal niet tot gedwongen ontslagen leiden. Het totaal aantal medewerkers verandert niet’, aldus het universiteitsbestuur. ‘Er zullen bij de organisatieverandering wel functies verdwijnen of wijzigen, maar het is de verwachting dat alle medewerkers met een vast dienstverband of uitzicht op vast weer op een passende functie geplaatst kunnen worden.’
De reorganisatie zal wel tot veel emoties leiden, verwacht het RUG-bestuur. En dan vooral bij portiers, bodes en medewerkers van de interne dienst. ‘Voor deze onzekerheid moet begrip en aandacht zijn.’
Gedragsverandering
Om de dienstverlening te verbeteren zijn niet alleen organisatorische, maar ook gedragsveranderingen nodig, vindt het RUG-bestuur. Een ‘veranderprogramma’ moet de medewerkers wijzen op vaardigheden zoals samenwerken, gastvrij gedrag, eigenaarschap en ‘pro-activiteit’. ‘Het programma is erop gericht dat medewerkers zich bewust worden van de impact van hun gedrag.’
De medewerkers van het Facilitair Bedrijf zijn deze maand ingelicht over de reorganisatieplannen. Velen van hen zien de meerwaarde van de reorganisatie niet in, zeggen enkele betrokkenen, die niet met hun naam genoemd willen worden. ‘Er wordt ons verteld dat we hierdoor meer mogelijkheden krijgen om ergens anders binnen de universiteit te solliciteren. Maar die mogelijkheden hebben we nu ook al’, zegt een van hen.
De werkprocessen kunnen wel worden verbeterd, denken ze. ‘Maar waarom moeten 140 man opeens onder één vlag? Dat is ons niet duidelijk.’ De medewerkers zijn bang dat de centralisatie een voorbode is voor uitbesteding van het werk. ‘Door het eerst centraal onder te brengen is het makkelijker te verkopen’, zeggen ze.
In april volgend jaar moet de reorganisatie voltooid zijn.