Deadlines voor verlof en declaraties zijn vroeger dit jaar

Nieuw softwaresysteem gaat 1 januari live

Deadlines voor verlof en declaraties zijn vroeger dit jaar

Medewerkers die dit jaar nog declaraties of verlofuren willen indienen, moeten snel zijn. Mede door de invoering van het nieuwe softwaresysteem Best Practice 2020 zijn veel deadlines vervroegd.

Giulia Fabrizi

Door Giulia Fabrizi

4 november om 17:05 uur.
Laatst gewijzigd op 6 november 2019
om 17:16 uur.
Giulia Fabrizi

By Giulia Fabrizi

november 4 at 17:05 PM.
Last modified on november 6, 2019
at 17:16 PM.

Het systeem vervangt universiteitsbreed de huidige software voor personeelszaken, payroll, financiën en projecten en brengt het geheel samen in één systeem. Dat gebeurt per 1 januari. Onder meer aanstellingen en mutaties, verlof, declaraties en facturen moeten daarom eerder dan normaal worden doorgegeven. 

Verouderde systemen

‘De hoofdreden voor de verandering is dat de huidige systemen dermate verouderd zijn, dat zelfs de leveranciers zeiden dat ze ons er niet verder mee kunnen helpen’, zegt Erwin Boelens. Hij is de programmamanager en overziet sinds begin dit jaar het tweejarige project van 10,6 miljoen euro.

Een upgrade naar nieuwere versies van de huidige systemen kost volgens Boelens klauwen met geld. ‘Bovendien wordt er steeds meer in de cloud gewerkt en dat wilden wij ook. Dat is veel eenvoudiger. Als je het lokaal hebt staan, moet je alle updates per systeem zelf installeren. Kleine en grote updates gaan in de cloud vanzelf en dat scheelt weer beheerlast.’

Centralisatie van gegevens

Belangrijker nog is de centralisatie van de belangrijkste systemen en informatiestromen, legt Boelens uit. ‘Door van vier systemen naar één over te stappen, kun je straks met een druk op de knop bijvoorbeeld een visitatierapport uitdraaien. Nu moet je nog handmatig alle juiste informatie bij elkaar zoeken en dat vaak via verschillende afdelingen. Dat zijn nogal moeizame processen.’

Bovendien zorgt het nieuwe systeem ervoor dat de workflow universiteitsbreed gelijk wordt getrokken. ‘Nu gebruiken verschillende faculteiten en afdelingen de systemen nog op hun eigen manier. Straks is tachtig procent voor iedereen hetzelfde. Waar nodig biedt de overige twintig procent ruimte voor flexibiliteit, maar dat zal eerder uitzondering dan regel zijn’, zegt Boelens. 

Veranderingen voor personeel

De overstap naar Best Practice 2020 zal voor veel mensen verandering met zich meebrengen. ‘Wetenschappelijk personeel zal bijvoorbeeld vanuit andere portalen facturen en declaraties moeten indienen’, licht Boelens toe. ‘Maar denk zeker ook aan de professionals van personeelszaken en financiën. Zij gaan ook een verandering van processen tegemoet.’ 

Om met ingang van 2020 met de nieuwe software te kunnen werken, moeten volgens Boelens honderden personeelsleden trainingen volgen. ‘De traingen worden gepland en daar worden mensen zo snel mogelijk over geïnformeerd.’ 

Inloopuren

Voor personeelsleden die vóór een eventuele training al vragen hebben over (de overgang naar) het nieuwe systeem, zijn sinds maandag wekelijkse inloopuren ingesteld. 

In de binnenstad kunnen mensen op maandagen van tien tot elf uur ’s morgens terecht in de Jittazaal van de UB. Op Zernike kan men tussen twaalf en een uur ’s middags terecht in zaal 5161.0105 van de Bernouilliborg.

Vragen kunnen ook per mail worden gesteld. Mailen kan naar bestpractice@rug.nl.

English

04 November 2019 | 6-11-2019, 17:16